2. KÄSKY: Huolehdi siitä, että organisaatiosi osallistuu toiminnanohjaukseen oikeaan aikaan, oikeassa tilanteessa ja oikealla sisällöllä – ilman erivapauksia!
Toiminnanohjaus ei ole vain johdon hanke. Se on yhteinen johtamisen selkäranka. Se koostuu yhdessä sovituista toimintatavoista, joista jokainen on vastuussa. Siihen ei liity akateemista vapautta!
Olen oppinut kymmenistä toteuttamistamme toiminnanohjaushankkeista, että tämä on kaikkea muuta kuin selvä asia. Saatika helppo hyväksyä.
Yliopisto tai ammatillisen koulutuksen organisaation on iso kokonaisuus. Lisäksi opetushenkilöstö nauttii melkoisista vapauksista. Homma pysyy hanskassa vain, jos kaikki toimivat sovitulla tavalla toiminnan suunnittelussa ja seurannassa sekä päätöksenteossa.
Toiminnanohjauksen idea on rakentaa luotettava ja nopea tapa johtaa omaa toimintaa. Siihen ei liity luovuutta ja erivapauksia, vaan sovittujen asioiden tekemistä sovitulla tavalla. Luovuus kukoistaa sitten tämän toiminta-alustan tukemana.
Kokeneen hankejohtajan vinkit:
Kertaa kaikille perusasiat: Kerro, että kyseessä on johtamisen kehittäminen, ei it-hanke. Et ole ostamassa ohjelmistoa, vaan kehittämässä arjen toimintaa. Pienempi organisaatio voi pärjätä vaikka tavallisella Excelillä, kun se vain tietää, missä kohtaa toiminnanohjausta välineitä ylipäätään tarvitaan.
Älä ärsytä lisätyöllä, vaan näytä, kuinka uusi toimintatapa helpottaa ja nopeuttaa pakollisia päivittäisiä toimia.
Hyödynnä hyviä käytäntöjä: Käytä valmiita, hyväksi havaittuja sapluunoita esimerkiksi asiakirjamalleina ja tietojen keräämisessä. Sinunkin organisaatiossasi näitä varmasti löytyy. Sinun ja työntekijöidesi ei tarvitse hukata aikaa keksimällä itse, miten, milloin ja missä muodossa tietty asia käsitellään.
Fiksussa organisaatiossa kaikki tekevät tiettyjä perusasioita samalla tavalla. Se vapauttaa, ei rajoita.
Karsi lillukanvarret ja niistä jaarittelu: Olen todistanut monia viisastelusessioita, joiden päätteksi mikään ei muutu. Yliopistomaailmassa kukoistaa iso määrä komiteoita, jotka haluavat ottaa kantaa kaikkeen. Ottakoot, mutta näiden toimikuntien rooli toiminnanohjauksen näkökulmasta pitää tehdä selväksi sekä heille itselleen että muille.
Laita stoppi suljetulle suunnittelulle. Toiminnanohjaus on kokonaisuuden edistämistä varten – siinä ei ole sijaa yksittäisten etujen suojelulle. Keskitä keskustelu kokonaisuuteen. Se hyödyttää yksilöitäkin eniten.
Eräässä yliopistossa oli tilanne, jossa joka yksikkö teki omat ehdotuksensa seuraavan vuoden toiminnasta. Mutta kukaan toinen yksikkö ei päässyt niitä näkemään! Rinnakkaisia ja päällekkäisiä toimia oli roppakaupalla. Toiminnanohjauksen tuoma suursiivous toi isot säästöt, kun resurssituhlaus saatiin hallintaan.
Mutta kertasäästöt ovat kertasäästöjä! Tärkeintä on, että toiminnanohjaus on vuoropuhelua yksiköiden välillä – siis tapa kehittää omaa toimintaa. Se ei saa olla vain johdon ja yksiköiden välistä byrokratiaa.
Sovi etukäteen foorumit, joissa toiminnan kehittämistä käsitellään: Sovi aikataulut ja varmista, että kaikki merkitsevät ne kalentereihinsa. Kieltäydy käsittelemästä asiaa foorumeiden ulkopuolella.
Kerro kaikille, mikä on asioiden käsittelyjärjestys, aikataulu ja päättäjäryhmä. Roolien selkeys ja läpinäkyvyys on kaikkien etu. Samoin se, että kaikkia mitataan samalla tavalla.
Jätä kommentti