10. KÄSKY: Hyödynnä kansallisia hankkeita, mutta älä ole niiden vanki – kaiken ytimessä on kuitenkin oman toiminnanohjauksesi erityispiirteet!
Samat kehittämistarpeet toistuvat läpi korkeakoulusektorin. Se on synnyttänyt kansallisia yhteishankkeita, joissa jaetaan parhaita käytäntöjä. Esimerkiksi korkeakoulujen ja Opetusministeriön RAKETTI-hankkeen oppilaitosten johtamisessa tarvittavien tietojärjestelmien ja -mallien kehittämiseksi.
Aloita toimintasi kehittäminen kuitenkin omista tarpeistasi! Se, mitä tehdään muualla, ei aina ole kiirellisin hoidettava omassa organisaatiossasi.
Kansalliset hankkeet ovat hyödyllisiä.
Esimerkiksi RAKETTI luo kansallisen standardin siitä, mitä (tilastointi)tietoa korkeakoulujen toiminnassa ja niitä tukevissa järjestelmissä liikkuu. Se määrittelee yhteisen terminologian ja antaa ohjeet siitä, miten näistä tiedoista lasketaan vertailukelpoisia numeroita. Sekä luo yhteisen tietovarastointimallin, johon pohjautuen luodaan jaettu ratkaisu tietovarastointiin.
Olemme hankkeessa mukana. Kuulimme, kuinka käsityönä tehtävä tilastointi ja raportointi syö useimmissa korkeakoulussa henkilötyövuosia – pahimmassa (siis parannuskelpoisimmassa!) esimerkissä oli puhe lähes paristakymmenestä henkilötyövuodesta yhdessä yksittäisessä yliopistossa. Mahdollisuus siirtää resursseja tuottavampaan ja mielekkäämpään työhön on siis iso.
Toinen esimerkki kansallisesta hankkeesta, lakimuutoksineen kaikkineen, on yliopistojen talous- ja henkilöstöhallinnon toimintojen ulkoistaminen palvelukeskuksiin (Yliopistojen palvelukeskus Certia) ja sen tuomat muutokset toimintaprosesseissa.
On selvää, että kansallisia hankkeita kannattaa hyödyntää – esimerkiksi raportoinnissa päädyt joka tapauksessa formaattiin, joka on Opetusministeriön johdolla päätetty.
Voit tehostaa myös tietojärjestelmiesi hankkimista, koska olennaiset tiedot on määritelty valmiiksi. Nykyään hankkijalta menee rutkasti aikaa vaatimusmäärittelyjen tekemiseen. Kun tulevaisuudessa voit hyödyntää yhteistä käsitemallia ja osin kansallisella tasolla mietittyjä prosessikuvauksiakin, niin kilpailutustyösi helpottuu. Voit suoraan osoittaa millaista prosessia ohjelmiston pitää tukea ja mitä tietoa sen pitää käsitellä.
Yhteiskuntakin hyötyy, kun uudet järjestelmät alkavat noudattaa tiettyjä keskitettyjä vaatimuksia ja siten saadaan kansallisella tasolla saadaan yhä yhteensopivampaa ja yhteismitallisempaa tietoa.
Tietyllä tasolla kaikkien oppilaitosten prosessit siis menevät kutakuinkin samalla tavalla. Tärkeintä on kuitenkin ensin tunnistaa omat kehittämistarpeesi ja niiden tärkeysjärjestys. Tunnista ne asiat, joissa oma toimintasi eriytyy muista ja määrittele kehitystavoitteet omista lähtökohdistasi.
Hyödynnä parhaat käytännöt, sillä ne säästävät resurssejasi.
Pistä sitten säästyneet resurssit omien erityistarpeittesi ratkaisemiseen!
Jätä kommentti